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viernes, 18 de julio de 2008

Pasos para planificar de manera estratégica la comunicación interna


¿Qué pasos debemos seguir para planificar en forma efectiva la CI en nuestra empresa?

Antes de entrar a la planificación propiamente tal y dependiendo de cuan dispuesta esté la dirección de la empresa en abordar profesionalmente la comunicación interna, lo ideal es sensibilizar al equipo directivo acerca de la importancia estratégica de la CI en el éxito de la gestión empersarial. En este sentido, es recomendable concertar una charla o seminario a cargo de algún especialista externo (lo más aconsejable) o del director de comunicaciones (DIRCOM). Se trata de una sesión de una a dos horas de duración donde se destaca la trascendencia que tiene hoy la gestión estratégica de la comunicación interna en la empresa (su aportación de valor al negocio, su relevancia a la hora de potenciar la cultura organizacional y su capacidad para optimizar el comportamiento de los empleados -sentido de pertenencia, rendimiento y productividad y cohesión interna-). Esta charla incluye, además, el análisis de casos de otras empresas y una descripción de las habilidades y herramientas comunicacionales que debe manejar hoy todo directivo o rol de conducción. Al final de esta charla es recomendable anunciar al equipo de gerentes que la empresa realizará un diagnóstico de la comunicación interna, con el fin de cononocer el real estado de la CI en la empresa y a partir de ahí diseñar una planificación estratégica anual.

La segunda fase consiste en realizar un diagnóstico de la comunicación interna, con el objeto de obtener un mapa del estado de la CI en la empresa (pensada, oral y escrita). Se trata de un proceso de entre 4 a 6 semanas de duración, en el cual se hace un levantamiento de información (entrevistas, focus group, observación, análisis documental, etc.) a nivel directivo, de jefaturas, de equipos de trabajo y del área de comunicaciones. La meta es obtener al final una "foto" o diagnóstico de la comunicación interna, a partir del cual se establecen objetivos, problemáticas y necesidades.

La tercera fase es el diseño y elaboración del plan estratégico de comunicaciones internas, el que nace de las conclusiones del diagnóstico. A partir de áhí, se diseñan las líneas estratégicas, las que deben apuntar a cuatro ejes de acción: visibilidad de las comunicaciones, soporte a la gestión del negocio, potenciamiento de la cultura corporativa y generación del sentido en el trabajo ( comportamientos proclives a la pertenencia, identificación, participación e integración).
Acto seguido vendrá la definición de los objetivos específicos, el diseño de los mensajes eje por cada audiencia interna, la planificación de medios y acciones (eventos, reuniones, capacitaciones, etc.), el cronograma y la implementación propiamente tal.
Una parte importante de esta tercera fase es la medición y monitoreo de la planficación estratégica de la comunicación interna, la cual idealmente debe estar presente en todas las actividades de comunicación interna que se realicen (medios, acciones y actividades presenciales). Esta medición permanente (seguimiento) debe incluir necesariamente el análisis de datos cualitativos y cuantitativos, generados a partir de herramientas diversas (encuestas, focus group, recolección de percepciones, etc.).
Nota: Si necesitas asesoría externa en este tema, puedes comunicarte conmigo, a través de jmarriagada@insidecom.cl .


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