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domingo, 6 de julio de 2008

La importancia de diagnosticar las comunicaciones internas


Muchas empresas chilenas y latinoamericanas cuando enfrentan algún problema serio en su gestión, llegan al convencimiento -después de analizar el tema- de que el problema central es la deficiente comunicación de la compañía. En ese momento no son pocas las organizaciones que apuntan el dedo a la gerencia de recrusos humanos (donde casi siempre está el área de comunicaciones internas), la que comunmente reacciona mejorando los medios ya existentes (Intranet, revista, diarios murales, etc.) o creando nuevos (casi siempre muy tecnológicos).

También, se opta muchas veces por rediseñar la estructura de reuniones y por incentivar la realización de desayunos internos, visitas de los gerentes, etc..

El problema es que el tiempo pasa y la mala comunicación persiste, sólo que ahora con mejores medios y más eventos internos.

En realidad cuando una compañía detecta que tiene problemas en su comunicación interna lo primero que tiene que hacer es realizar un diagnóstico de la comunicación, es decir un levantamiento de información relevante que permita evaluar con fundamentos cualitativos y cuantitativos como se comunica la empresa en sus diferentes niveles: Equipo directivo (gerente general y reportes directos), mandos intermedios (subgerentes o jefes) y comunicadores internos (área de comunicaciones internas).
La idea es que tras un período de tiempo determinado (entre 30 y 40 días) la empresa sepa como está su comunicación interna pensada (gerentes), oral (jefaturas y equipos) y escrita (comunicadores internos).

Este análisis de información, que puede ser realizado interna u externamente, debe incluir la aplicación de diferentes herramientas como: entrevistas, focus group, análisis documental, visitas, encuestas y observación.

Cuando ya se disponga del análisis de la información levantada se podrá elaborar un diagnóstico de la comunicación interna en la empresa, el que detallará las fortalezas y debilidades de la comunicación pensada (gerentes), oral (jefaturas y equipos) y escrita (área de comunicaciones).

Ese diagnóstico debe proponer estrategias y acciones para cada nivel,

Ejemplo: A nivel de gerentes se recomienda implementar una capacitación en habilidades comunicacionales; a nivel de jefaturas, se propone un entrenamiento en comunicación de la estrategia corporativa; y a nivel del área de comunicación, se plantea la necesidad de que el equipo se entrene en planificación y medición de la comunicación interna.

Los detalles del diagnóstico serán las bases del plan estratégico de comunicación interna, el cual conviene estructurar por períodos anuales.

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